À quoi penser pour réussir une réunion de fin d’année ?

Publié le : 12 mai 20218 mins de lecture

À l’approche des fêtes de fin d’année, de nombreuses entreprises organisent des événements avec leurs employés. Après tout, c’est le moment de célébrer les réalisations, de renforcer l’affection, de se détendre et de renouveler les liens d’amitié. Ainsi, la rencontre de fin d’année s’adresse à tout type d’entreprise.

Cependant, il faut faire preuve d’attention et d’un certain soin pour que tout se passe comme prévu et que la fête devienne mémorable. Sinon, si vous faites une mauvaise planification, il est certain que vos stratégies auront un effet arbitraire.

Voyons maintenant quels sont les éléments à ne pas manquer lors de votre réunion de fin d’année ? Continuez avec nous !

1. Déterminer le public visé par l’événement

Tout d’abord, déterminez le public visé par l’événement :

Ensuite, évaluez quelle est la meilleure date et heure. Le lieu doit être pensé de manière stratégique pour accueillir le nombre d’invités que vous attendez.

2. Pensez aux attraits de la réunion de fin d’année.

Quelles seront les attractions de la rencontre de fin d’année ? Y aura-t-il un ami secret ? Allez-vous engager un groupe pour faire un spectacle ? DJ ? Conférencier de motivation ? Des jeux ?

Les attractions sont essentielles et servent de facteur décisif pour que le salarié évalue s’il doit participer (ou non) à l’événement. Soyez donc créatif et créez des attractions uniques pour la fête.

3. Détailler l’infrastructure requise

Il est nécessaire d’évaluer le lieu de l’événement pour voir quelle infrastructure sera nécessaire.

4. Pensez aux cadeaux pour la réunion de fin d’année.

Faites des budgets et choisissez des cadeaux intéressants pour le public. Après tout, la fin de l’année est un moment où tout le monde parle en famille de comment s’est passée la fête dans l’entreprise et montre ses cadeaux.

Il est donc essentiel d’investir dans des cadeaux intéressants pour montrer que votre entreprise apprécie le travail annuel du professionnel. N’oubliez pas que le cadeau doit être quelque chose d’utile et qui surprend les attentes de l’employé.

5. S’appuyer sur le soutien en matière de renseignements sur les événements

Si vous recevez de nombreux invités, il est important de compter sur la technologie et l’intelligence des événements, comme c’est le cas de Misseg : l’unité mobile du ministre qui assure la sécurité et la surveillance avancée.

Le service propose des caméras pour gérer les personnes, compter les foules, suivre les objectifs, contrôler l’accès et bien plus encore !

6. Soyez prudent lors du nettoyage

Soyons francs : il n’y a rien de pire que d’aller à un événement et de trouver un endroit sale et désorganisé, n’est-ce pas ? Il est donc essentiel d’avoir une équipe pour le nettoyage avant, pendant et après l’événement.

Il faut aussi qu’il y ait au moins une personne dans chaque salle de bain pour qu’elle reste propre et sente bon à tout moment. N’oubliez pas non plus les kits de salle de bains contenant des articles essentiels.

7. Pensez à la sécurité des invités

Après avoir déterminé le nombre d’invités, vous devez penser à la logistique et à la sécurité des événements. La plupart des spectateurs viendront-ils en voiture ? Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir des valets pour organiser les véhicules dans un parking. Si le public se déplace en bus, il est important d’engager des agents de sécurité pour accompagner les invités de l’arrêt de bus à l’événement.

En outre, en fonction du nombre d’invités, il est important d’engager le service des pompiers. Ils interviennent en cas d’urgence, combattent les incendies et s’assurent que l’événement se déroule comme prévu.

8. Faites attention à l’accès

L’accès des personnes à votre événement doit être contrôlé. Réfléchissez : imaginez une seule entrée avec une porte d’un mètre pour la circulation de 100 personnes en même temps. Ce sera sûrement un désastre, non ?

Pour que cela ne se produise pas, il est important de bien évaluer comment se dérouleront l’entrée et la sortie des personnes lors de l’événement. Encore une fois : il est essentiel d’engager des agents de sécurité pour conduire le public, éviter les émeutes et continuer à rationaliser l’entrée.

9. Engagez une entreprise spécialisée dans les événements

Surtout si vous n’avez pas le temps de vous occuper de l’organisation (après tout, nous savons que la fin de l’année apporte son lot de précipitations), il est important d’engager un consultant en événements.

La société spécialisée organise l’ensemble de l’événement pour votre entreprise de manière dynamique et efficace. En outre, ils possèdent l’expertise du segment et peuvent proposer les meilleures solutions.

10. Conclure un contrat avec tous les fournisseurs

Il est toujours important de faire au moins trois devis pour chaque article afin d’évaluer lequel présente le meilleur rapport coût-bénéfice pour votre événement.

Ensuite, ne renoncez jamais à signer des contrats aussi ennuyeuse et bureaucratique que soit cette partie considérée comme telle.

Les contrats permettent de s’assurer que le vendeur livrera comme convenu et constituent également un moyen de garder votre événement bien organisé.

11. Investissez dans une bonne publicité

Après avoir bien planifié l’événement, il est essentiel d’investir dans une bonne diffusion. Insérer un poster sur le mur de la communication interne, c’est pas cool !

Par conséquent, investissez dans une communication stratégique : abus de SMS, newsletter, réseaux sociaux internes, invitations imprimées et parlez aux managers pour encourager la participation de tous.

La réunion de fin d’année devrait également figurer à l’ordre du jour de chaque réunion du personnel. Le plus important est de créer des actions pour qu’ils sentent qu’ils sont importants et que la célébration est un moment pour l’entreprise de démontrer la valeur de l’employé.

La fête de fin d’année est l’un des moments les plus attendus par les employés. L’entreprise doit donc s’organiser à l’avance et planifier une fête incroyable et mémorable. Après tout, c’est le moment de reconnaître les efforts et l’engagement des employés tout au long de l’année.

Dans ce post, vous avez vérifié quelques idées pour organiser la réunion de fin d’année dans votre entreprise. 

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